Segnalazioni a SPAL s.r.l. tramite i canali interni

In ottemperanza a quanto previsto dal D.Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023, la Società ha provveduto ad adottare i seguenti canali interni per la trasmissione di segnalazioni all’Organismo di Vigilanza:

piattaforma informatica per l’invio di segnalazioni con modalità crittografate: https://segnalazioni.spalferrara.it
Numero di telefono per la ricezione delle comunicazioni o per fissare un incontro diretto: 0532 209358 (Linguerri Studio Legale).

Si ricorda che la segnalazione (che può essere effettuata anche in forma anonima) deve essere adeguatamente circostanziata, cioè deve contenere dettagli sufficienti a consentire di accertare i fatti segnalati (es. elementi che consentono di identificare i soggetti convolti, il contesto, il luogo e il periodo temporale dei fatti segnalati e documentazione a supporto).

Segnalazioni all’Autorità Nazionale Anti Corruzione (ANAC) tramite canale esterno

Nel caso in cui dopo aver effettuato una segnalazione non si ricevesse l'avviso di ricevimento e/o il riscontro sul seguito dato alla segnalazione, oppure si avessero fondati motivi di ritenere ragionevolmente (sulla base di circostanze concrete ed informazioni effettivamente acquisibili) che alla segnalazione interna non sarebbe dato efficace seguito o che la stessa potrebbe determinare ritorsioni, ovvero che la violazione può costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse, è possibile trasmettere una segnalazione tramite la Piattaforma Informatica presente sul sito istituzione di ANAC nella sezione https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.

Sul sito di ANAC è disponibile l’elenco degli Enti del Terzo Settore che forniscono ai segnalanti misure di sostegno (informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni).

INFORMATIVA WHISTLEBLOWING

ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 Regolamento generale sulla protezione dei dati

Premessa

Con il presente documento si intende fornire un’adeguata informativa in merito al trattamento di dati personali posto in essere mediante il sistema aziendale di segnalazione delle violazioni reso disponibile agli interessati da S.P.A.L. S.r.l., nel rispetto della normativa applicabile in materia di whistleblowing (di seguito, il “Sistema di segnalazione” o il “Sistema”).

Per “Violazione” (al plurale, “Violazioni”) si intende qualsiasi condotta contraria alle disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea, che leda l’interesse pubblico o l’integrità di S.P.A.L. S.r.l., o in ogni caso non conforme a quanto previsto dalla procedure aziendali, dal Codice di Condotta e dal Codice Etico, ivi incluso il Modello di Organizzazione e Gestione adottato da S.P.A.L. S.r.l.

Il Sistema consente di ricevere segnalazioni di violazioni (di seguito, le “Segnalazioni”, al singolare la “Segnalazione”) e di gestirle al fine di evitare che tali condotte vengano poste in essere e/o reiterate a danno di S.P.A.L. S.r.l. o di qualsiasi altro soggetto ed al fine di limitarne l’eventuale pregiudizio causato. Chiunque può accedere ed usufruire del Sistema, indipendentemente dal ruolo o dalla funzione svolta ed anche se esterno rispetto S.P.A.L. S.r.l.. Le Segnalazioni saranno gestite con la garanzia della massima riservatezza e secondo quanto previsto dal “Protocollo Segnalazioni”, resa disponibile nell’apposita sezione dedicata al whistleblowing del sito web aziendale (www.spalferrara.it). In ogni caso, S.P.A.L. S.r.l. metterà in atto tutte le misure necessarie per assicurare il divieto di atti ritorsivi o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione.

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679, Regolamento generale sulla protezione dei dati (di seguito, il “Regolamento”), Le forniamo le seguenti informazioni sul trattamento dei suoi dati personali. Il trattamento avverrà nel rispetto del Regolamento, del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, (di seguito, il “Codice Privacy”) e di ogni altra normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.

1. Identità e dati di contatto del Titolare

S.P.A.L. S.r.l., con sede legale in Via Copparo n. 142 - 44123 Ferrara (FE), P.IVA 00858930381, Tel. 0532 593173, E-mail info@spalferrara.it, PEC s.p.a.l.srl@legalmail.it (“SPAL” o il “Titolare” o la “Società”) è il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti e trattati nell’ambito della gestione del canale di segnalazione e delle ulteriori attività realizzate in ottemperanza al D.Lgs. 24/2023 (di seguito, il “Decreto Whistleblowing”).

2. Categorie di dati personali oggetto di trattamento e fonte dei dati

Ai sensi del Decreto Whistleblowing, nella ricezione e gestione delle Segnalazioni saranno trattati dati personali del soggetto segnalante, del soggetto segnalato ed eventualmente di altre categorie di interessati, quali persone coinvolte e/o collegate al processo di segnalazione e/o ai fatti oggetto della Segnalazione medesima.

Tali informazioni potranno includere dati personali comuni (es. dati anagrafici, di contatto, dati relativi all’attività lavorativa, altri dati contenuti nella segnalazione e/o documentazione allegata o raccolta nel corso del processo di gestione della segnalazione, etc.) e, nei limiti in cui sia strettamente necessario, dati personali appartenenti a categorie particolari (es. dati relativi alla salute, all’appartenenza sindacale, dati idonei a rivelare origine razziale, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche dell’interessato, etc. – art. 8 del Regolamento) o dati relativi a condanne penali e reati (art. 10 del Regolamento).

I dati personali saranno raccolti direttamente presso l’interessato o presso terzi: attraverso la segnalazione effettuata secondo le modalità previste nel Protocollo Segnalazioni (in forma scritta, oppure in forma orale) od acquisiti nel corso del procedimento di gestione della Segnalazione.

Il conferimento dei dati mediante Segnalazione ha natura facoltativa, ma senza di essi la Società potrebbe non essere in grado di ricevere e gestire la Segnalazione. Si chiede di fornire solo dati necessari a descrivere i fatti oggetto della Segnalazione, evitando ogni dato personale non necessario a tal fine. L’identità del segnalante verrà protetta sin dalla ricezione della Segnalazione ed in ogni fase successiva.

3. Finalità e base giuridica del trattamento dei dati personali

I dati personali forniti mediante il Sistema o contenuti nella documentazione allegata o in quella che verrà raccolta nel corso del procedimento di gestione della Segnalazione, formeranno oggetto di trattamento per la finalità di gestione della Segnalazione in tutte le sue fasi, inclusa quella di accertamento dei fatti oggetto di Segnalazione e di adozione di eventuali conseguenti provvedimenti, anche in adempimento dei vigenti obblighi di legge o regolamentari in materia di whistleblowing.

La base giuridica del trattamento è rappresentata dalla necessità di adempiere agli obblighi imposti dalla normativa in materia di whistleblowing (in particolare, il Decreto Whistleblowing), ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. c), del Regolamento.

In caso di necessità di rivelare a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni l’identità della persona segnalante - o qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, la sua identità - richiederemo al segnalante un espresso e specifico consenso. Il consenso sarà facoltativo e potrà essere liberamente revocato in qualsiasi momento secondo le modalità che saranno indicate in sede di richiesta. Pertanto, tale ulteriore trattamento avverrà ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. a), del Regolamento.

La informiamo che, ove il segnalante abbia deciso di effettuare una segnalazione anonima secondo quanto previsto dal Protocollo Segnalazioni, il suo anonimato non potrà essere tutelato nel caso di richiesta da parte dell’Autorità Giudiziaria o di altre autorità aventi poteri coercitivi.

4. Destinatari dei dati personali

I dati personali del segnalante e gli ulteriori dati personali eventualmente contenuti nella Segnalazione, nella documentazione ad essa allegata e/o raccolti nel corso del procedimento di gestione della Segnalazione non saranno diffusi. Nei limiti di quanto previsto al precedente paragrafo 3 e secondo quanto descritto nel Protocollo Segnalazioni, i dati personali potranno essere trattati in ambito aziendale unicamente dalle funzioni il cui coinvolgimento sia necessario ai fini della gestione della Segnalazione o dell’adozione dei conseguenti provvedimenti. Tutti coloro che riceveranno e/o saranno coinvolti nella gestione delle Segnalazioni sono tenuti a tutelarne la riservatezza.

I dati personali potranno inoltre venire a conoscenza, sempre nel rispetto dei limiti sopra indicati, di:

fornitori di servizi strumentali alla gestione del canale di Segnalazione;
fornitori di servizi legati all’infrastruttura tecnologica della Società, di applicativi o di servizi di gestione e manutenzione dei sistemi informatici (es. fornitore della piattaforma informatica per la gestione delle segnalazioni whistleblowing);
consulenti esterni in ambito legale, fiscale o specializzati nell’ambito della segnalazione ricevuta.

I nominativi di tutti i soggetti ove necessario nominati Responsabili del trattamento possono essere richiesti mediante comunicazione da inviarsi all’indirizzo e-mail info@spalferrara.it.

Inoltre, la segnalazione e i dati personali potranno essere trasmessi, per i profili di rispettiva competenza secondo quanto previsto dalla legge, ad A.N.A.C., all’Autorità Giudiziaria, alla Corte dei Conti ed altre eventuali autorità pubbliche coinvolte, che tratteranno i dati in qualità di Titolari autonomi.

5. Modalità di trattamento dei dati personali

Il trattamento dei dati personali avverrà con il supporto di mezzi cartacei, informatici o telematici, in modo da garantirne la sicurezza e riservatezza, in conformità alle previsioni di legge applicabili, con l’adozione delle necessarie misure di sicurezza, tecniche ed organizzative, volte, tra l’altro, ad impedire a soggetti non autorizzati di risalire all’identità del segnalante.

Tutti i dati trattati mediante il Sistema vengono trasmessi e memorizzati sfruttando tecniche crittografiche. Nessuna informazione non crittografata viene inviata sulla rete internet aperta. Il Sistema non registra gli indirizzi IP e gli ID macchina o e altri metadati identificativi del segnalante e non utilizza alcun cookie.

Per massima trasparenza le ricordiamo che:

se una Segnalazione viene effettuata da un computer connesso alla rete di SPAL esiste il rischio che le pagine web visitate vengano registrate nella cronologia del browser e/o nei file di registro (log). Questo rischio può essere eliminato inviando la segnalazione da un computer che non sia connesso alla rete della Società;
ove il segnalante abbia allegato della documentazione alla propria Segnalazione e l’abbia caricata nel Sistema, questa potrebbe contenere dei metadati in grado compromettere anonimato del segnalante.

Le segnalazioni possono essere effettuate anche in maniera anonima ma si ricorda che l’anonimato non potrà essere tutelato in caso di richiesta da parte dell’Autorità Giudiziaria o di altre Autorità aventi poteri coercitivi.

6. Periodo di conservazione dei dati personali

I dati personali saranno trattati per il tempo strettamente necessario alla gestione della Segnalazione in tutte le sue fasi, all’adozione dei provvedimenti conseguenti ed all’adempimento degli obblighi di legge connessi, e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale del procedimento di gestione della Segnalazione, che avverrà secondo quanto previsto dal Protocollo Segnalazioni.

Al termine del periodo di conservazione, i dati riferibili al segnalante e/o contenuti nella Segnalazione e/o nella documentazione ad essa allegata e/o raccolti nel corso del procedimento di gestione della Segnalazione verranno cancellati o resi anonimi, fatto salvo il caso in cui la loro conservazione si renda necessaria (i) ai fini della tutela dei diritti di Spal, in sede giudiziale e stragiudiziale e/o (ii) per dare seguito a richieste dell’Autorità Giudiziaria o di altre eventuali autorità pubbliche coinvolte.

7. Trasferimenti extra UE

I dati personali dei segnalanti verranno conservati all’interno del territorio dell’Unione Europea e non saranno oggetto di trasferimento verso Paesi terzi non appartenenti all’Unione Europea.

8. Diritti degli Interessati

Mediante comunicazione da inviarsi tramite il Sistema di segnalazione Lei potrà esercitare i diritti di cui agli artt. 15 e ss. del Regolamento, tra cui, in sintesi, quelli di: - ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano; - ottenere l'accesso ai suoi dati personali ed alle informazioni indicate all’art. 15 del Regolamento; - ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano senza ingiustificato ritardo o l'integrazione dei dati personali incompleti; - ottenere la cancellazione dei dati personali che La riguardano senza ingiustificato ritardo; - ottenere la limitazione del trattamento dei dati personali che La riguardano; - essere informato delle eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate in relazione ai dati personali che La riguardano; - ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che La riguardano.

Potrà reperire l’elenco completo dei Suoi diritti su www.garanteprivacy.it.

Si informano gli interessati che i sopra menzionati diritti non potranno essere esercitati da parte dei soggetti interessati qualora dall'esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità del segnalante (art. 2-undecies del Codice Privacy). L'esercizio di tali diritti sarà dunque effettuabile conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento applicabili, anche tramite richiesta di accertamenti particolari all’Autorità Garante (art. 160 del Codice Privacy).

Con particolare riferimento al diritto di modifica, ricordiamo che il segnalante potrà sempre rettificare e/o integrare la Segnalazione inoltrata mediante il Sistema, inviando con le medesime modalità una nuova Segnalazione che faccia espresso riferimento alla precedente.

9. Reclamo all’Autorità Garante

Le ricordiamo che, qualora ritenga che il trattamento che la riguarda violi le disposizioni di cui al Regolamento, può sempre proporre reclamo all’autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), oppure all’autorità Garante del Paese in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione.

S.P.A.L. S.r.l.